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Un site web pour un événement

Vous organisez un événement pour votre entreprise. Il peut être à destination de vos équipes ou de vos clients. L’organisation de tout événement est très chronophage. Il faut en effet concevoir un concept, le nourrir avec des animations, une scénographie et des mises en scène… gérer son organisation, s’occuper des participants… Rajouter la création d’un site web sur une organisation déjà chargée, est-ce bien utile ?

 

 

A QUOI SERT DONC UN SITE DÉDIÉ À VOTRE ÉVÉNEMENT ?

 

AVANT TOUT UN MOYEN D’INFORMATION

Un site événementiel recense toutes les informations liées à votre événement :

  • Le lieu ;
  • La date ;
  • Les horaires ;
  • Le contenu ;
  • Les invités ;
  • Les intervenants ;
  • Les animations ;
  • Les modalités de participation ;
  • Les conditions d’inscription ;
  • Les moyens d’accès…

C’est une source d’information centrale.

Point de contact principal, il met à disposition du ou des publics concernés tous les contenus nécessaires.

En effet, vous pouvez distiller de l’information à des cibles différentes :

  • Modalités de participation pour les invités ;
  • Déroulé de l’événement pour les intervenants ;
  • Messages pour les partenaires…

 

UN LEVIER DE COMMUNICATION ESSENTIEL

Un site web permet de faire connaître la « value proposition » de votre événement.

C’est en quelque sorte la promesse de votre séminaire, convention, conférence ou autre event :

  • Quelle valeur va-t-il apporter à chaque participant ?
  • Quel « pain point » va-t-il combler ?

 

Les réponses à ces questions inciteront (ou non) le public à s’inscrire.

 

FAIRE VENIR VOTRE PUBLIC

Une des missions prioritaires d’un site web événementiel est de créer du trafic sur l’événement.

C’est une vitrine de présentation qui doit donner envie à votre cible de participer.

D’où l’importance également de votre branding événementiel.

 

PROMOUVOIR VOTRE ÉVÉNEMENT

Un site web dédié représente une plateforme de communication pour faire la promotion de votre événement.

C’est la base de lancement des emails et autres publications jusqu’au jour J. Ce site web permet ainsi de promouvoir du contenu sur les réseaux sociaux, sur un blog…

 

RECRUTER DE NOUVEAUX PARTENAIRES OU AUTRES SPONSORS

Un site web dédié fonctionne comme une carte de visite ou un commercial terrain. Il offre une vitrine publicitaire à de nouveaux partenaires.

Et en travaillant le référencement de votre site, vous attirez de nouveaux partenaires ou des sponsors financiers.

C’est un cercle vertueux !

  

ASSURER LA PARTICIPATION À DISTANCE

La crise sanitaire a développé la visio-conférence et le live streaming.

Ce format d’événement présente de nombreux avantages : audience, limitation des émissions carbone…

Ainsi un site événementiel fait office de plateforme de diffusion de l’événement virtuel ou hybride.

Le public en distanciel n’aura qu’à se connecter à ce site pour assister à distance. Tout en vivant une expérience interactive. Il peut en effet poser des questions, répondre à des quiz, participer à des sondages.

 

PROLONGER LA DURÉE DE VIE DE L’ÉVÉNEMENT

Le site internet événementiel fait vivre une expérience après l’événement.

Il rappelle l’expérience de marque vécue lors de l’event.

C’est un relais pour les messages et contenus présentés par les intervenants.

De même c’est un support pour partager photos et vidéos de l’événement. Il redonne vie à la connexion émotionnelle créée le jour J.

Il permet aussi de diffuser le replay de l’événement virtuel.

Il crée de l’engagement parmi les invités. En effet, les participants vont partager leur propre contenu sur votre site web (photos, vidéos, articles de blog, posts réseaux sociaux…). Ce User Generated Content augmente l’implication des cibles et vos taux de conversion ! Ce UGC est un véritable levier stratégique qui génère un capital sympathie à votre marque. Il est aussi essentiel pour renforcer votre présence sur les moteurs de recherche.

Enfin il fait vivre une expérience au public qui n’a pu être présent.

Il fait office de vendeur d’expérience pour les prochaines versions de votre événement. En présentant l’environnement, la scénographie, les images, la technique et le lieu, il crée l’émerveillement. Et attirera un nouveau public l’année suivante !

 

ANALYSER L’ÉVÉNEMENT

Un des événements majeurs est la possibilité d’analyser votre événement.

Le site web offre des informations capitales

Nombre d’inscrits, nombre de participants, type de contenus téléchargés, conférences suivies, articles parcourus, fréquence de visite, nombre de vidéos visionnées…

 

CRÉER UN PARCOURS UTILISATEUR FLUIDE

Pour un événement, le parcours client s’enclenche dès que le public entend parler de votre prestation.

Pour les inciter à s’inscrire, il faut proposer un parcours client optimal. Un site web dédié vous aidera à recruter. Sous réserve d’une inscription fluide et simplifiée. En effet, tous les points de friction doivent être réduits au maximum. En offrant une expérience de qualité, vous augmentez vos chances de faire venir du public.

 

MONTRER LA COMPÉTENCE DE L’ORGANISATEUR

Un site web efficient et efficace participe à l’image de marque de l’entreprise. Il valorise aussi se compétence et son expertise. Cependant pour bénéficier de ces effets positifs, l’outil web doit être simple d’utilisation, attractif, esthétique et bénéficier d’une ergonomie sémantique.

 

 

QUELS SONT LES AVANTAGES À CRÉER UN SITE WEB ÉVÉNEMENTIEL ?

 

EXPÉRIENCE CLIENT OPTIMALE

En offrant toutes les informations utiles à votre événement sur un site web, vous simplifiez la démarche du public. Le site a un rôle de facilitateur et de simplificateur.

 

SUIVI DES INSCRIPTIONS

Un site internet vous permet de suivre l’évolution des inscriptions. Et ainsi d’ajuster votre stratégie de recrutement si besoin.

 

RÉCOLTER DE LA DATA

Un formulaire d’inscription vous permet de récupérer des données fiables sur votre public.

Il offre aussi la possibilité de récupérer des informations sur les attentes, leurs souhaits et leurs besoins. Ces informations vous permettent de construire un événement sur-mesure. Sans oublier d’enrichir votre base de données.

 

SUPPORT MULTI-CIBLES

Sur un seul support, vous pouvez offrir des contenus à des cibles très variées sans provoquer ni incompréhension, ni interrogation.

En effet, grâce à des accès privés, vous pouvez proposer des espaces membres réservés à certaines typologies – comme les journalistes, vos intervenants, votre public…

 

GAIN DE TEMPS POUR LE PARTICIPANT

Tout est accessible en quelques clics sur un seul et même site : localisation, modalités d’inscription et de participation… Pour se connecter, pas besoin de rechercher le lien de connexion rangé dans un dossier. Il suffit de se rendre sur le site qui porte le nom de l’événement ou de l’entreprise.

 

GAIN DE TEMPS POUR L’ORGANISATEUR

La diffusion des informations au public est facilitée puisqu’elles sont toutes disponibles sur le site. Quelques envois d’emails sont suffisants pour informer les différentes cibles. Même en cas de changement de dernière minute !

Et si les futurs participants trouvent d’eux-mêmes les informations nécessaires, ils solliciteront moins les organisateurs. D’où un gain de temps indéniable pour eux.

 

 

QUE DOIT CONTENIR UN SITE WEB ÉVÉNEMENTIEL ?

 

Pour être efficace et répondre aux attentes et besoins des participants à un événement, un site web doit contenir les données suivantes :

  • Informations pratiques : dates, lieu, horaires, plan d’accès, itinéraires, modalités d’accès, lieux d’hébergement, parking ;
  • Promesse de l’événement : value proposition, description de la nature de l’événementiel et bénéfices pour les participants ;
  • Modalités d’inscription ;
  • Modalités de participation ;
  • Programme et liste des intervenants : orateurs, artistes, influenceurs, VIP, personnalités ;
  • Contenu rédactionnel ;
  • Contenu visuel : photos, vidéos, infographies… ;
  • Historique des versions antérieures avec photos, vidéos, témoignages ;
  • Dossier de presse ;
  • Blog pour ajouter régulièrement de l’actualité ;
  • FAQ : répondre à toutes les questions éventuelles que peuvent se poser les participants ;
  • Teasing : susciter la curiosité et donner envie de participer en créant le suspense (montrer les coulisses, mettre en ligne des vidéos avec les intervenants…) ;
  • Mise en avant des partenaires et autres sponsors ;
  • Information sur l’entreprise et coordonnées de contact ;
  • Boutique en ligne si nécessaire ;
  • Countdown jusqu’au lancement de l’événement ;
  • Lien vers médias sociaux ;
  • Inscription à la liste de diffusion ;
  • Bouton « ajouter au calendrier ».

 

 

COMMENT CRÉER UN SITE WEB ÉVÉNEMENTIEL VRAIMENT EFFICACE ?

 

BRANDING ÉVÉNEMENTIEL

Il est impératif en amont de la création du site de concevoir une identité visuelle à l’événement : nom, logo, identité graphique. Ce branding représente la charpente de l’événement. Celui-ci doit être conçu en fonction de votre cible. Le lien avec votre entreprise doit être évident pour bénéficier de ses retombées.

 

VEILLER AU TON OF VOICE

Le ton utilisé est très important sur un site événementiel. Il doit être cohérent sur l’ensemble du site. Il doit aussi s’ajuster en fonction des contenus : informations pratiques très factuelles, présentation enjouée des intervenants…

 

UN SITE ESTHÉTIQUE ET ATTRACTIF

Cet outil web doit donner envie aux internautes de participer. Une attention toute particulière doit être donnée au design avec de beaux visuels. Le site doit générer de l’émotion chez les cibles. La communication doit être suffisamment attractive pour susciter la curiosité et inciter à l’inscription.

 

COHÉRENCE ENTRE LE DESIGN DU SITE DE L’ENTREPRISE ET CELUI DE L’ÉVÉNEMENT

Le site événementiel doit être en cohérence avec celui de l’entreprise. L’internaute doit retrouver cet esprit de famille spontanément pour bénéficier des bienfaits de l’événement.

 

CRÉER UN PARCOURS CLIENT STRATÉGIQUE

Même sur un site événementiel, un internaute suit un parcours client spécifique. Ainsi le site doit être conçu pour inciter l’individu à s’inscrire à l’événement. Les contenus doivent être qualitatifs et appropriés à chaque phase du parcours. De plus une expérience utilisateur fluide crée un impact émotionnel positif auprès du public. Qui accorde plus facilement sa confiance à l’entreprise. Et n’oubliez pas que 7 internautes sur 10 ne reviennent pas sur un site lorsque la première expérience vécue est déplaisante ou ennuyeuse. Expérience qui influencera négativement leur participation à votre événement.

 

DES DESCRIPTIFS LISIBLES ET ATTRACTIFS

Le site propose des informations de différents niveaux : fonctionnel, informatif, séduisant, inspirant… Chaque contenu doit ainsi être présenté clairement avec des contenus concis et pertinents. Veillez à produire de la valeur pour vos futurs participants.

 

DES CONTENUS ÉVOLUTIFS

Concevez un site dédié qui pourra évoluer facilement en fonction de votre actualité et de celle des intervenants. Vous pourrez aussi ajouter des contenus en fonction du calendrier : par exemple la mise en avant d’informations très pratiques sur les accès à l’événement, les horaires des navettes, les modalités d’inscription, le préenregistrement des inscrits…

 

PROPOSER DES CONTENUS ENGAGEANTS ET IMMERSIFS

Les internautes sont sur-sollicités par des événements en tous genres. Pour émerger et capter leur attention, il est essentiel de se démaquer et de surprendre le public. La mise en avant de contenus interactifs permet de générer des inscriptions et maintenir le lien jusqu’au jour J. Vous pouvez par exemple proposer sur votre site événementiel un jeu-concours, des vidéos interactives. Pourquoi pas mettre en ligne un sondage, un quiz, une enquête. Vous pouvez aussi utiliser la réalité augmentée pour faire vivre des expériences mémorables.

 

UN SITE FONCTIONNEL ET SANS BUG

Ça semble une évidence ! Mais le site événementiel doit être testé et re-testé pour fonctionner sans anomalie

 

PROMOUVOIR VOTRE ÉVÉNEMENT

Pour augmenter la visibilité et la fréquentation de votre site événementiel, il est impératif de le promouvoir.

  • Programmez une campagne de publicité ;
  • Générez des emails à votre communauté pour leur annoncer votre event et les inciter à participer ;
  • Communiquez sur les réseaux sociaux ;
  • Organisez un jeu-concours ;
  • Faites appel à des ambassadeurs et autres influenceurs.

 

DES FONCTIONNALITÉS ADAPTÉES

  • Veillez à la mise en avant de vos call-to-action sur votre site web ;
  • Prévoyez des boutons de partage ;
  • Ajoutez un bouton « ajouter au calendrier » ;
  • Installez un chatbot sur votre site web…

 

Ainsi un site web événementiel est une condition sine qua non pour un événement efficient et recruteur de participants.

 

Que vous organisiez un événement physique, virtuel ou hybride, pensez à offrir un outil fonctionnel, attractif et générateur d’émotion à votre public et :

 

  1. faites-le vivre avant votre événement
  2. Donnez-lui un rôle pendant votre événementiel
  3. Et surtout prolonger son utilité après !

 

 

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